Conservation des factures papier : du nouveau en perspective !

04 Avril 2017 à 12:00

Depuis la publication d'un arrêté en date du 22/03/2017, les documents et pièces établis ou reçus sur support papier peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier pendant un délai de six ans.

Ainsi, s’agissant des factures papier, il est prévu que :

  • le transfert vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique tant en image qu’en contenu ;
  • l’archivage numérique peut être effectué par l’entité elle-même ou un tiers.

Par ailleurs, afin de garantir l’intégrité des fichiers numérisés, il doivent être conservé sous format PDF ou PDF A/3 et être assorti :

  • d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • d’une empreinte numérique ;
  • d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.